Bordroda en sık yapılan 7 hata ve önleme yolları

Bordro hatalarının çoğu karmaşık hesaplardan değil, gözden kaçan küçük adımlardan doğar. Denetimlerde en sık karşılaştığım yedi hatayı ve her birini nasıl önleyebileceğinizi derledim.

1. Eksik gün nedeninin belgesiz bildirilmesi

Eksik gün bildiriminde kullanılan neden kodunun belgesi personel dosyasında yoksa, denetimde eksik gün kabul edilmeyebilir. Ücretsiz izin dilekçesi, rapor ya da devamsızlık tutanağı ilgili ayın bordrosuyla birlikte arşivlenmelidir.

2. Yan ödemelerde istisna sınırlarının aşılması

Yemek, yol ve benzeri yan ödemelerin SGK ve gelir vergisi istisnaları ayrı sınırlara tabidir. Sınırı aşan kısmın matraha eklenmemesi, sonradan prim farkı ve gecikme zammı olarak geri döner. Her dönem başında güncel istisna tutarları kontrol edilmelidir.

3. Kümülatif vergi matrahının takip edilmemesi

Yıl içinde işe giren çalışanın önceki işyerindeki kümülatif matrahı dikkate alınmazsa vergi dilimi geçişleri yanlış hesaplanır. İşe girişte önceki bordro bilgisinin istenmesi bu hatanın önüne geçer.

4. Kıst ay hesabında gün esasının karışması

Ay içinde başlayan veya ayrılan çalışanda ücretin hangi gün esasına göre hesaplanacağı işyeri uygulamasıyla tutarlı olmalıdır. Aynı işyerinde farklı ayların farklı esaslarla hesaplanması çalışanlar arasında eşitsizlik yaratır.

5. İcra kesintisinde sıra ve oranın yanlış uygulanması

Birden fazla icra dosyası olan çalışanda kesintiler tebliğ sırasına göre yapılır; nafaka alacakları ise önceliklidir. Kesinti oranının hangi tutar üzerinden uygulanacağı icra müdürlüğü yazısında açıkça yer almıyorsa yazılı olarak teyit alınmalıdır.

6. Teşvik kodunun yanlış seçilmesi

Yanlış teşvik kanun numarasıyla verilen bildirge, teşvikin geri alınmasına ve faiziyle ödenmesine yol açabilir. Her yeni işe girişte çalışanın hangi teşviklerden yararlanabileceği sistem üzerinden sorgulanmalıdır.

7. Puantaj ile bordronun uyuşmaması

Puantaj, izin kayıtları ve bordro aynı kaynaktan beslenmiyorsa fark kaçınılmazdır. Ay kapanışında üç kaydın karşılaştırıldığı basit bir kontrol listesi, hataların büyük kısmını bordro kesinleşmeden yakalar.

İşe iade kararından sonra İK'nın yapması gerekenler

İşe iade kararı kesinleştiğinde süreç mahkemede bitmez, İK masasında başlar. Sürelerin kaçırılması ya da bildirimlerin eksik yapılması işverene ek maliyet doğurur.

Süreleri takvime işleyin

4857 sayılı İş Kanunu'nun 21. maddesine göre işçi, kesinleşen kararın tebliğinden itibaren on iş günü içinde işe başlamak için işverene başvurmalıdır. İşveren de başvurudan itibaren bir ay içinde işçiyi işe başlatıp başlatmayacağına karar vermelidir. Bu iki tarihin ilk gün takvime işlenmesi, sonraki tüm adımların temelidir.

Boşta geçen süre ücretini doğru hesaplayın

Boşta geçen süre için işçiye en çok dört aya kadar ücret ve diğer hakları ödenir. Hesapta yalnızca çıplak ücret değil, karar tarihindeki ücrete göre düzenli yan haklar da dikkate alınmalıdır.

SGK bildirimlerini atlamayın

Boşta geçen süreye ait ücret, ilgili aylara ait ek bildirgelerle SGK'ya bildirilir. Bildirimde hangi ayların ve hangi belge türünün kullanılacağı karar içeriğine göre belirlenmelidir; emin olunmayan durumlarda ilgili sosyal güvenlik merkeziyle yazılı teyit en güvenli yoldur.

İşe başlatmama halinde tazminat

İşveren işçiyi süresi içinde işe başlatmazsa, kararda belirlenen ve dört ila sekiz aylık ücret arasında olan işe başlatmama tazminatını ödemekle yükümlüdür. Bu durumda kıdem ve ihbar tazminatı yükümlülükleri de ayrıca değerlendirilmelidir.

Yapay zekâ İK uzmanının işini nasıl değiştiriyor?

Yapay zekâ İK uzmanının yerini almıyor; uzmanın zamanını tekrarlayan işlerden alıp karar gerektiren işlere veriyor.

Hesaplama araçları artık günler değil saatler içinde

İNKABP'taki hesaplama araçlarını yapay zekâ ile geliştirdim. Mevzuat bilgisini ve hesaplama mantığını ben tarif ediyorum; kodlama, test ve düzenleme yapay zekâyla hızlanıyor. Her aracı yayına almadan önce mevzuat ve Yargıtay kararlarıyla tek tek denetliyorum.

İçerik üretiminde hız, kontrolde titizlik

Yargıtay kararlarının özetlenmesi, eğitim materyallerinin hazırlanması ve duyuruların yazılması gibi işlerde yapay zekâ ilk taslağı saniyeler içinde çıkarıyor. Ancak hukuki doğruluk sorumluluğu her zaman uzmanda kalıyor.

İK uzmanı için üç öneri

1. Yapay zekâya işi değil, iş tanımını öğretin: ne istediğinizi ne kadar net tarif ederseniz sonuç o kadar iyi olur.
2. Her çıktıyı mevzuat kaynağıyla doğrulayın; yapay zekâ ikna edici ama yanlış olabilir.
3. Kişisel verileri yapay zekâ araçlarıyla paylaşırken KVKK yükümlülüklerini unutmayın.